Planprosess og maler - private delplaner

Oversikt over planprosessen og ansvarsfordeling mellom forslagsstiller og Longyearbyen lokalstyre. Maler og varslingsliste.

I plansaker forholder Longyearbyen Lokalstyre seg til én part, tiltakshavers plankonsulent. Innsendelse av materiale, tilbakemeldinger og kommunikasjon i prosessen går mellom Longyearbyen lokalstyre og plankonsulenten.

Planene skal utarbeides av fagkyndige, og gis en entydig og forståelig form. Med fagkyndighet menes at plankonsulenten må ha kunnskap om:

1. Plansystemet

2. Planprosessene

3. Plankart og reguleringsbestemmelser

4. Planbeskrivelse

5. Forskrift om konsekvensutredning

6. Statlige og regionale planretningslinjer

7. Gjeldende lover, retningslinjer, forskrift, m.fl. ift. arealplanlegging.

På grunn av svalbardmiljølovens ene plannivå, er det behov for å gjenta fellesbestemmelser fra arealplanen i hver enkelt delplan. Mal for planbestemmelser med de nødvendige fellesbestemmelsene ligger under relaterte filer. I hver enkelt delplan må det vurderes hvilke fellesbestemmelser som er relevante å ta med i delplanforslaget. 

Planinitiativ

Planinitiativ er et privat initiativ til delplaner etter sml § 51. Dette skjer i tidlig fase og frem til oppstartsmøte. Planinitiativets viktigste funksjon er å starte dialogen mellom forslagsstillere og Longyearbyen lokalstyre ved å angi hva som tenkes realisert og hvor dette ønskes gjennomført.

  • Uformell kontakt mellom forslagsstiller og plan- og utviklingsenheten.
  • Ingen krav til levering av materiale.

Oppstartsmøte

I et oppstartsmøte legger forslagsstiller fram sitt utkast til plan for Longyearbyen lokalstyre som gir råd og kommer med faglige tilbakemeldinger.

Oppstartsmøtet avholdes sammen med representanter fra forslagstiller, Plan- og utviklingsenheten, Teknisk enhet, Energiverket, barn og unges representant, Brann og redning og havn.

Følgende dokumentasjon sendes inn minimum 2 uker før møtet:

  • Kart med forslagsstillers forslag til planavgrensning.
  • Skisser/ illustrasjoner av ønsket tiltak dersom det foreligger.
  • Eventuelt annet materiale som forslagsstiller mener er relevant.

Innhold i oppstartsmøte

  • Kort presentasjon av prosjektet/planidéen: Formål, størrelser, omfang (nøkkeltall).
  • Hvordan samsvarer prosjektet/planidéen med andre planer (Lokalsammfunnsplanen og arealplanen og eventuelle delplaner)
  • Begrunnelse for foreslått planavgrensning.
  • Hvilke infrastrukturtiltak (teknisk og grønn infrastruktur) er tenkt avsatt og opparbeidet?
  • Er eksisterende kartgrunnlag godt nok for planleggingen som foreslås? Kartgrunnlag skal være oppdatert og med tilfredsstillende kvalitet og nøyaktighet.
  • Er det spesielle utredninger som bør foretas som en del av planarbeidet?
  • Er det andre rettighetshavere enn forslagsstiller innenfor foreslått planavgrensning?
  • Er det potensielle interessekonflikter som følger av planidéen?
  • Eventuelt andre opplysninger som forslagsstiller mener er relevante å opplyse om.
  • Forslag til fremdrift.
  • Berøres viktige forekomster av naturmangfold?
  • Kulturminner
  • Geoteknikk
  • Forurensing i grunn

Varsling om oppstart av planarbeid

Når planarbeidet igangsettes, skal berørte personer og offentlige organer med mer varsles. Plankonsulenten skal alltid kunngjøre en melding om oppstart av planarbeidet i minst én avis som er alminnelig lest på stedet, og gjennom elektroniske medier. Registrerte grunneiere og festere i planområdet, og så vidt mulig andre rettighetshavere i planområdet samt naboer til planområdet, skal når de blir direkte berørt, på hensiktsmessig måte underrettes om at planarbeidet tas opp.

  • Annonse i avisen
  • Varslingsbrev til berørte parter og myndigheter

Utkast til planforslag

Utkast til planforslag utarbeides i dialog med Longyearbyen lokalstyre. Analyser, utredninger og registreringer bør av hensyn til framdrift og forutsigbarhet utarbeides så tidlig som mulig.

Utredningsarbeid

Plankonsulenten

Eksempler på nødvendige utredninger og registreringer er: biologisk mangfold, arkeologiske registreringer, geotekniske undersøkelser, forurensing

Utarbeide utkast
til planforslag

Plankonsulenten

Longyearbyen Lokalstyre ønsker å ha kontakt og møter i løpet av prosessen. Ved innsendelse av utkast til planforslag kan forslagsstiller få Longyearbyen lokalstyres råd og anbefalinger vedrørende planforslagets innhold og utforming før komplett planforslag utarbeides.

For anbefalt materiale, viser vi til punkt om utarbeidelse av planforslag nedenfor. Planforslaget bør være tilnærmet et komplett planforslag.

Innsending av planforslag

Plankonsulent

Planforslaget sendes med e-post til postmottak@lokalstyre.no med kopi til saksbehandler.

Gjennomgang av planforslaget

Longyearbyen lokalstyre

Intern gjennomgang av utkast til planforslag/ innsendt materiale.

Tilbakemelding

Longyearbyen lokalstyre

Saksbehandler skal gi en skriftlig tilbakemelding på planforslaget. Ved behov innkalles det til møte.

Innsending av komplett planforslag før 1. gangs behandling (minimum 4 uker før politisk møtedato)

  • Plankart (farge, pdf-format) i egnet målestokk.
  • Reguleringsbestemmelser (dokument-fil og pdf-fil).
  • Planbeskrivelse med illustrasjoner i henhold til vedleggsliste (dokument-fil og pdf-fil).
  • Digitale plandata i SOSI-format.
  • Prinsippskisse for vann, avløp og overvannsanlegg, samt lengdeprofil for vei.
  • Overordna illustrasjonsplan.
  • Ved krav til utbyggingsavtale skal også en ferdig forhandlet avtale legges ved.

Offentlig ettersyn/høring

Forslag til arealplanplan sendes på høring og legges ut til offentlig ettersyn. Frist for å gi uttalelse og eventuelt fremme innsigelse skal være minst 30 dager.

  • Komplett plan fremmes i teknisk utvalg.
  • Brev til grunneiere/naboer og til høringsinstanser, annonse i avvis og kunngjøring på Longyearbyens lokalstyres internettsider.
  • Dersom det ved offentlig ettersyn framkommer krav til ytterligere dokumentasjon, vil det være plankonsulentens ansvar å fremskaffe dette. Alternativt kan ikke saken bringes videre til sluttbehandling.
  • Dersom det foretas større endringer i planforslaget kan nytt offentlig ettersyn være nødvendig.

Etter offentlig ettersyn

  • Innkomne merknader til planforslaget skal oppsummeres og kommenteres.
  • Skriftlige kommentarer til høringsmerknader.

2. gangs behandling - kunngjøring av planvedtak.

Når forslag til planen er ferdigbehandlet, legges det fram for Lokalstyret til vedtak. Av saksframlegget skal det framgå hvordan innkomne uttalelser til planforslaget og konsekvensene av planen har vært vurdert, og hvilken betydning disse er tillagt. Er Lokalstyret ikke enig i forslaget, kan det sende saken tilbake til ny behandling.

Etter vedtak av plan – før annonsering

  • Justert plankart som følge av Lokalstyrets vedtak. (sosi-format og pdf-fil)

Etter at klagefristen er gått ut

  • Vedtatt plan med eventuelle endringer leveres i følgende formater som skal være målholdige:
    • Pdf-fil
    • Sosi-fil
  • LL sørger for ekspedering til Sysselmann.

Eventuell klagesak

Forslagsstiller og andre med rettslig klageinteresse kan klage på det vedtaket som er gjort av Lokalstyret.

Når planen er vedtatt, skal registrerte grunneiere og festere i planområdet, og så vidt mulig andre rettighetshavere i planområdet og naboer til planområdet, når de blir direkte berørt informeres om vedtaket. Informasjonen skal inneholde opplysninger om muligheten til å klage og klagefrist.

Tips en venn Skriv ut